Đặt quà Tết số lượng lớn cho doanh nghiệp: cần chuẩn bị gì và đặt trước bao lâu

Cuối năm là lúc các doanh nghiệp rục rịch lên danh sách đặt quà Tết cho nhân viên, đối tác và khách hàng. Khác với mua lẻ vài phần quà, đơn hàng doanh nghiệp thường lên tới hàng trăm, thậm chí hàng nghìn phần, đi kèm yêu cầu về in ấn, thiệp và lịch giao nhận cụ thể.

Bài viết này dành cho người phụ trách đặt quà Tết số lượng lớn: nên đặt trước bao lâu, quy trình gồm những bước nào, đặt cọc ra sao và nghiệm thu thế nào để quà đến tay người nhận đúng hẹn, đồng đều.

Vì sao đơn doanh nghiệp phải đặt trước lâu hơn mua lẻ

Mua lẻ chỉ cần chọn mẫu có sẵn và thanh toán. Đặt quà Tết cho doanh nghiệp là một quy trình: chốt mẫu, duyệt thiết kế, in thiệp hoặc logo, đóng gói đồng bộ rồi mới giao.

Mỗi khâu đều tốn thời gian. Riêng khâu in ấn và chuẩn bị thiệp cho hàng trăm phần quà có thể kéo dài cả tuần. Cận Tết, xưởng gói quá tải, mẫu hộp đẹp thường hết trước và thời gian hoàn thiện bị kéo dài.

Theo các khảo sát gần đây, nhiều doanh nghiệp bắt đầu lên kế hoạch đặt quà Tết từ sớm để có thêm lựa chọn mẫu mã và tránh bị động khi lịch sản xuất đã kín.

Mốc thời gian đặt quà Tết cho doanh nghiệp

Không có mốc chung cho mọi đơn hàng, nhưng khung thời gian dưới đây là tham khảo phổ biến khi đặt quà Tết số lượng lớn.

Trước Tết 6-8 tuần: chốt mẫu và nhà cung cấp. Đây là giai đoạn so sánh mẫu, xin báo giá và ký hợp đồng. Đặt sớm giúp giữ được mẫu ưng ý và có thời gian chỉnh sửa thiết kế thiệp, hộp theo nhận diện thương hiệu.

Trước Tết 4-5 tuần: duyệt mẫu thực tế và đặt cọc. Doanh nghiệp nên yêu cầu một phần quà mẫu hoàn chỉnh để kiểm tra chất lượng, cách gói và nội dung in ấn trước khi sản xuất hàng loạt. Đặt cọc ở giai đoạn này giúp nhà cung cấp chủ động nguyên liệu.

Trước Tết 2-3 tuần: sản xuất và đóng gói. Nhà cung cấp tiến hành gói đồng bộ toàn bộ đơn hàng. Doanh nghiệp nên thống nhất lịch kiểm tra giữa chừng thay vì chờ đến khi giao hết.

Trước Tết 1 tuần: giao nhận và nghiệm thu. Quà nên đến tay người nhận trước khi nghỉ Tết ít nhất vài ngày, trừ hao thời gian xử lý các phần bị lỗi hoặc giao thiếu.

Quy trình đặt hàng gồm những bước nào

Một quy trình đặt quà Tết bài bản cho doanh nghiệp thường có sáu bước.

Bước 1: chốt mẫu và số lượng. Thống nhất một đến hai mẫu cho toàn bộ đơn hàng để đảm bảo tính đồng đều. Số lượng nên chốt theo danh sách người nhận thực tế, cộng thêm một tỷ lệ dự phòng nhỏ cho các trường hợp phát sinh.

Bước 2: ký hợp đồng và đặt cọc. Hợp đồng ghi rõ mẫu mã, số lượng, đơn giá trọn bộ gồm hộp, thiệp và phí gói, tiến độ giao và điều khoản xử lý khi hàng lỗi. Đặt cọc là cam kết hai chiều: doanh nghiệp giữ được giá và lịch sản xuất, nhà cung cấp yên tâm chuẩn bị nguyên liệu.

Bước 3: duyệt mẫu thực tế. Không duyệt qua ảnh. Một phần quà mẫu hoàn chỉnh cho thấy đúng màu hộp, chất lượng in và cách sắp xếp bên trong.

Bước 4: sản xuất và đóng gói. Nhà cung cấp gói theo mẫu đã duyệt. Với đơn hàng lớn, doanh nghiệp nên cử người kiểm tra ngẫu nhiên giữa quá trình thay vì chỉ kiểm lúc giao.

Bước 5: giao nhận theo đợt. Thay vì nhận một lần, đơn hàng lớn nên chia nhiều đợt giao theo lịch đã thống nhất. Mỗi đợt giao kèm biên bản ghi số lượng và tình trạng hàng.

Bước 6: nghiệm thu và đối soát. Sau đợt giao cuối, hai bên đối soát số lượng, xử lý các phần lỗi hoặc thiếu, rồi thanh toán phần còn lại. Biên bản nghiệm thu là căn cứ để quyết toán.

Tham khảo thêm kinh nghiệm chọn quà Tết cho công ty để chốt mẫu phù hợp với từng nhóm người nhận.

Đặt cọc và thanh toán khi đặt quà Tết số lượng lớn

Đặt cọc là thông lệ phổ biến khi đặt quà Tết số lượng lớn. Mức đặt cọc do hai bên thỏa thuận, thường đủ để nhà cung cấp nhập nguyên liệu và giữ lịch sản xuất.

Doanh nghiệp nên chia thanh toán thành nhiều đợt gắn với tiến độ: đặt cọc khi ký hợp đồng, thanh toán giữa kỳ sau khi duyệt mẫu hoặc giao đợt đầu, và quyết toán sau nghiệm thu. Cách này giảm rủi ro cho cả hai bên.

Với đơn hàng doanh nghiệp, hóa đơn và chứng từ đầy đủ là bắt buộc để hạch toán. Nên xác nhận ngay từ đầu nhà cung cấp có xuất hóa đơn đúng với nội dung và giá trị hợp đồng hay không. Một hợp đồng đặt quà Tết rõ ràng cũng nên quy định thời hạn xử lý khi một trong hai bên muốn thay đổi số lượng sau khi đã ký.

Giao nhận và nghiệm thu

Khâu giao nhận quyết định quà có đến tay người nhận đúng hẹn hay không. Khi đặt quà Tết số lượng lớn, doanh nghiệp nên thống nhất trước ba điểm: lịch giao từng đợt, địa điểm giao và người nhận hàng tại mỗi điểm.

Mỗi đợt giao nên kiểm tra ngẫu nhiên vài phần về mẫu mã, chất lượng gói và thông tin in trên thiệp. Hàng lỗi cần được ghi nhận ngay vào biên bản để nhà cung cấp đổi hoặc bù trong đợt giao tiếp theo.

Với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc văn phòng ở các tỉnh thành, nên chốt phương án vận chuyển ngay từ khi ký hợp đồng. Cận Tết, các đơn vị vận chuyển quá tải, thời gian giao hàng có thể kéo dài hơn ngày thường.

Rủi ro thường gặp khi đặt sát Tết

Đặt muộn là nguyên nhân của hầu hết các sự cố khi đặt quà Tết cho doanh nghiệp.

• Hết mẫu đẹp. Các mẫu hộp được ưa chuộng thường hết hàng trước, doanh nghiệp đặt muộn phải chấp nhận mẫu còn lại.
• Không kịp in ấn. Thiệp và logo cần thời gian thiết kế, duyệt và in. Đặt sát Tết đồng nghĩa với việc bỏ qua khâu cá nhân hóa.
• Chất lượng không đồng đều. Khi xưởng phải gói gấp rút số lượng lớn, tỷ lệ lỗi tăng cao và khó kiểm soát.
• Giao trễ. Lịch giao dày đặc cuối năm khiến việc dời lịch gần như không thể, quà có thể đến sau khi nhân viên đã nghỉ Tết.

Người phụ trách có thể xem thêm hướng dẫn mua quà Tết cho doanh nghiệp để chuẩn bị danh sách và ngân sách từ sớm.

Với quà đặc sản, các set quà có sẵn mẫu mã và thông tin minh bạch giúp rút ngắn khâu chốt mẫu. Ví dụ Hộp Quà Hải Vị Trân Quý (1.399.000 đồng) là mẫu hộp cao cấp phù hợp biếu đối tác và khách hàng quan trọng. Tham khảo thêm bộ sưu tập quà Tết đặc sản Nha Trang để có thêm lựa chọn cho đơn hàng doanh nghiệp.

Đọc thêm cẩm nang quà Tết tặng khách hàng và các mẫu hộp quà Tết cao cấp cho doanh nghiệp trước khi chốt đơn.

Hỏi đáp nhanh

Doanh nghiệp nên đặt quà Tết trước bao lâu?
Với đơn hàng số lượng lớn, nên bắt đầu từ 6-8 tuần trước Tết để có thời gian chốt mẫu, in ấn và gói đồng đều.

Đặt quà Tết số lượng lớn có cần đặt cọc không?
Có. Đặt cọc giúp giữ giá, giữ lịch sản xuất và là cam kết để nhà cung cấp chủ động nguyên liệu.

Nghiệm thu quà Tết doanh nghiệp như thế nào?
Kiểm tra ngẫu nhiên từng đợt giao về mẫu mã và chất lượng gói, ghi biên bản số lượng và tình trạng hàng, đối soát sau đợt giao cuối rồi mới quyết toán.

Đặt muộn còn kịp in logo lên hộp quà không?
Khó. In ấn cần thời gian thiết kế và duyệt mẫu, nên đơn đặt sát Tết thường phải dùng mẫu có sẵn.