Dịch vụ tặng quà Tết cho doanh nghiệp: thuê ngoài hay tự làm

Cuối năm, bộ phận hành chính của nhiều công ty rơi vào cảnh vừa lo tổng kết vừa lo quà Tết cho hàng trăm nhân sự. Thay vì tự gói và tự giao, ngày càng nhiều doanh nghiệp tìm đến dịch vụ tặng quà Tết trọn gói: từ chọn mẫu, gói quà, in thiệp đến giao tận tay người nhận.

Thuê dịch vụ tặng quà Tết giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhân sự cuối năm, nhưng chọn sai đơn vị có thể khiến quà đến trễ hoặc kém đồng đều. Bài viết tổng hợp các hạng mục dịch vụ phổ biến, tiêu chí chọn đơn vị uy tín và những lưu ý khi giao quà số lượng lớn.

Dịch vụ tặng quà Tết gồm những hạng mục nào

Một dịch vụ tặng quà Tết trọn gói thường bao gồm năm hạng mục chính.

Tư vấn và chốt mẫu. Đơn vị dịch vụ giới thiệu các mẫu quà theo ngân sách và đối tượng nhận, từ quà nhân viên đến quà đối tác cao cấp. Doanh nghiệp chỉ cần duyệt mẫu thay vì tự đi tìm từng món.

Gói quà đồng bộ. Toàn bộ phần quà được gói theo một chuẩn thống nhất về hộp, giấy gói, ruy băng và cách sắp xếp. Với đơn hàng lớn, khâu này tốn nhiều nhân công nhất nếu doanh nghiệp tự làm.

In thiệp và cá nhân hóa. Thiệp chúc Tết in logo công ty, tên người nhận hoặc lời chúc riêng theo từng nhóm đối tượng. Đây là hạng mục tạo sự khác biệt giữa quà doanh nghiệp và quà mua lẻ.

Giao quà tận tay. Đơn vị dịch vụ giao quà theo danh sách địa chỉ doanh nghiệp cung cấp, bao gồm giao tại văn phòng, giao tận nhà nhân viên hoặc gửi đi các tỉnh thành.

Báo cáo và nghiệm thu. Sau khi giao xong, đơn vị dịch vụ bàn giao biên bản xác nhận: đã giao bao nhiêu phần, cho ai, còn phần nào chưa giao được và lý do.

Không phải đơn vị nào cũng làm đủ năm hạng mục. Khi tìm hiểu dịch vụ tặng quà Tết, doanh nghiệp nên hỏi rõ gói dịch vụ bao gồm những gì để tránh phát sinh chi phí.

Khi nào doanh nghiệp nên thuê dịch vụ

Không phải lúc nào thuê ngoài cũng tốt hơn tự làm. Dịch vụ tặng quà Tết phù hợp nhất trong bốn trường hợp sau.

Số lượng lớn. Từ vài trăm phần quà trở lên, việc tự gói ngốn quá nhiều nhân sự và mặt bằng. Thuê dịch vụ giúp giải phóng bộ phận hành chính cho công việc cuối năm.

Nhiều địa điểm nhận. Quà phải giao đến nhiều văn phòng, chi nhánh hoặc tận nhà từng nhân viên ở các quận, tỉnh khác nhau. Đơn vị dịch vụ có sẵn đội giao hàng và quy trình theo dõi.

Cần đồng bộ thương hiệu. Quà tặng đối tác và khách hàng cần thể hiện hình ảnh công ty qua hộp, thiệp và cách gói thống nhất. Đơn vị chuyên nghiệp làm việc này nhanh và đều tay hơn.

Thời gian gấp. Kế hoạch quà Tết chốt muộn, không còn đủ thời gian tự chuẩn bị từng khâu. Thuê trọn gói là cách duy nhất để kịp tiến độ.

Ngược lại, với đơn hàng nhỏ dưới vài chục phần và chỉ giao tại một địa điểm, doanh nghiệp tự chuẩn bị thường tiết kiệm hơn. Doanh nghiệp nên so sánh chi phí thuê dịch vụ tặng quà Tết với chi phí nhân sự tự làm trước khi quyết định. Tham khảo thêm cách chọn quà Tết cho công ty để cân nhắc quy mô phù hợp, kể cả các mẫu giỏ quà Tết không rượu cho môi trường công sở.

Tiêu chí chọn đơn vị dịch vụ tặng quà Tết

Thị trường dịch vụ tặng quà Tết cuối năm rất sôi động, chất lượng các đơn vị không đồng đều. Sáu tiêu chí dưới đây giúp doanh nghiệp sàng lọc.

Kinh nghiệm với đơn số lượng lớn. Ưu tiên đơn vị có kinh nghiệm triển khai dịch vụ tặng quà Tết cho các đơn hàng vài trăm phần trở lên. Hỏi về các đợt cao điểm họ từng xử lý và cách họ đảm bảo tiến độ.

Mẫu thực tế, không chỉ ảnh. Yêu cầu xem và cầm trực tiếp một phần quà mẫu hoàn chỉnh trước khi ký hợp đồng. Ảnh quảng cáo luôn đẹp hơn thực tế, mẫu thật mới cho thấy đúng chất lượng gói và in ấn.

Hợp đồng ghi rõ từng hạng mục. Hợp đồng cần liệt kê cụ thể: mẫu quà, số lượng, nội dung in ấn, phạm vi giao hàng, tiến độ từng đợt và điều khoản xử lý khi giao trễ hoặc hàng lỗi. Hạng mục nào không ghi trong hợp đồng thì coi như không có.

Năng lực giao đúng hẹn. Hỏi rõ đơn vị tự giao hay thuê đối tác vận chuyển, và cơ chế theo dõi đơn hàng. Với quà Tết, giao trễ một ngày có thể đồng nghĩa với việc người nhận đã nghỉ Tết.

Chính sách xử lý sự cố. Đơn vị uy tín có quy trình rõ ràng cho các tình huống: hàng lỗi, giao thiếu, người nhận vắng mặt. Hỏi trước để biết ai chịu trách nhiệm và thời gian xử lý là bao lâu.

Hóa đơn và chứng từ đầy đủ. Đơn hàng doanh nghiệp cần hóa đơn đúng nội dung để hạch toán. Xác nhận khả năng xuất hóa đơn ngay từ đầu, tránh rắc rối khi quyết toán.

Theo các khảo sát gần đây, các doanh nghiệp ưu tiên đơn vị dịch vụ có hợp đồng minh bạch và báo cáo giao hàng rõ ràng hơn là đơn vị chỉ chào giá rẻ.

Lưu ý khi giao quà số lượng lớn

Khâu giao hàng là nơi dễ phát sinh sự cố nhất của dịch vụ tặng quà Tết. Doanh nghiệp cần phối hợp chặt với đơn vị dịch vụ ở bốn điểm.

Danh sách người nhận chính xác. Cung cấp danh sách đầy đủ họ tên, số điện thoại và địa chỉ nhận. Mỗi lỗi địa chỉ là một lần giao lại, tốn thời gian của cả hai bên.

Khung giờ giao phù hợp. Thống nhất khung giờ giao cho từng nhóm: giờ hành chính cho văn phòng, buổi tối hoặc cuối tuần cho giao tận nhà. Giao sai giờ khiến người nhận vắng mặt và phải hẹn lại.

Xác nhận đã nhận. Mỗi phần quà giao thành công cần có xác nhận: chữ ký, tin nhắn hoặc ảnh chụp. Đây là căn cứ để đối soát cuối đợt và xử lý khiếu nại nếu có.

Phương án cho nhiều tỉnh thành. Nếu quà phải gửi đi các tỉnh, cần chốt đơn vị vận chuyển và thời gian giao dự kiến từ sớm. Cận Tết, các tuyến vận chuyển quá tải và thời gian giao kéo dài hơn ngày thường.

Chi phí dịch vụ tính theo những gì

Giá dịch vụ tặng quà Tết không có bảng chung, nhưng thường được cấu thành từ bốn yếu tố.

Giá trị phần quà. Đây là phần chiếm tỷ trọng lớn nhất, tùy thuộc vào mẫu quà doanh nghiệp chọn. Quà đặc sản đóng hộp sẵn thường có giá minh bạch theo từng phân khúc.

Mức độ gói và cá nhân hóa. Gói càng cầu kỳ, in ấn càng nhiều chi tiết thì phí dịch vụ càng cao. Doanh nghiệp nên cân đối giữa hình thức và ngân sách.

Số lượng. Đơn hàng càng lớn, đơn giá dịch vụ trên mỗi phần quà thường càng tốt nhờ hiệu quả quy mô. Đây là lợi thế khi gom toàn bộ nhu cầu quà Tết vào một đơn hàng.

Phạm vi giao hàng. Giao tập trung tại một văn phòng rẻ hơn nhiều so với giao lẻ tận nhà hoặc gửi đi nhiều tỉnh thành. Khoảng cách và số điểm giao ảnh hưởng trực tiếp đến phí vận chuyển.

Khi so sánh báo giá giữa các đơn vị, hãy so trên cùng một bộ hạng mục. Báo giá rẻ nhưng thiếu hạng mục giao hàng hoặc in thiệp sẽ phát sinh thêm về sau. Nắm rõ bốn yếu tố này giúp doanh nghiệp đọc báo giá dịch vụ tặng quà Tết chính xác hơn và tránh so sánh khập khiễng giữa các đơn vị. Xem thêm các mẫu hộp quà Tết cao cấp cho doanh nghiệp để ước tính ngân sách phần quà trước khi hỏi giá dịch vụ.

Với quà đặc sản, các set quà đóng hộp sẵn giúp đơn vị dịch vụ gói nhanh và đồng đều hơn. Ví dụ Hộp Quà Tinh Hoa Biển Sum Vầy (699.000 đồng) là mẫu hộp tầm trung phù hợp làm quà nhân viên và đối tác. Doanh nghiệp cũng có thể tham khảo bộ sưu tập quà Tết đặc sản Nha Trang để chọn mẫu quà trước khi làm việc với đơn vị dịch vụ.

Đọc thêm cẩm nang quà Tết tặng khách hàng để chuẩn bị nội dung thiệp và lời chúc phù hợp với từng nhóm người nhận.

Hỏi đáp nhanh

Nên thuê dịch vụ tặng quà Tết khi nào?
Khi đơn hàng từ vài trăm phần trở lên, phải giao ở nhiều địa điểm, hoặc cần gói đồng bộ theo nhận diện thương hiệu mà bộ phận hành chính không đủ nhân sự cuối năm.

Dịch vụ tặng quà Tết thường gồm những gì?
Tư vấn chọn mẫu, gói quà đồng bộ, in thiệp và cá nhân hóa, giao quà tận tay theo danh sách, và báo cáo nghiệm thu sau khi giao xong.

Làm sao biết đơn vị dịch vụ có uy tín không?
Yêu cầu xem mẫu quà thật thay vì chỉ xem ảnh, kiểm tra hợp đồng có ghi rõ từng hạng mục và điều khoản xử lý sự cố, và xác nhận khả năng xuất hóa đơn.

Thuê dịch vụ có đắt hơn tự làm không?
Tùy quy mô. Với đơn hàng lớn và nhiều điểm giao, thuê dịch vụ thường hiệu quả hơn vì tiết kiệm nhân sự và giảm rủi ro giao trễ. Đơn hàng nhỏ giao tại một điểm thì tự làm tiết kiệm hơn.